SV-Kassa

Krankenkassendaten Eingabe

Nach Eingabe der Auftragsdaten erfolgt die Eingabe der Krakenkassendaten. Dazu wählen Sie unter "S-Kasse" die Krankenkassa aus. Obwohl es bei der Krankenkassenabrechnung jährlich sehr viele Ausnahmen und Änderungen gibt, soll hier die grundlegende Vorgehensweise erklärt werden.


Danach klicken Sie auf "KrKassa". Nachdem Sie den Button bestätigt haben, öffnet sich das Vorgabenfenster.


Wählen Sie hier die Vorgaben aus und klicken Sie anschließend auf "Weiter". Dieses Fenster öffnet sich nur, wenn Sie in diesem Auftrag noch keine Krankenkassendaten eingeben haben.

Nun kommen Sie weiter in das Krankenkassenfenster. In diesem Fenster werden alle Daten eingegeben, die für die Krankenkassenabrechnung notwendig sind. Sollte das Fenster zum ersten Mal (für diesen Auftrag) aufgerufen werden, dann errechnet die Software automatisch die Positionsnummern. Eine Änderung dieser Berechnung ist jederzeit über die Positionsnummerneingabe möglich.

Positionsnummerneingabe:
Wählen Sie zuerst eine Tarifart.


Die Tarifübersicht zeigt die zur Auswahl stehenden Tarife. Wählen Sie den gewünschten Tarif und bestätigen Sie mit dem "OK" Button.

Unbekannte Positionsnummern:
Wenn Sie eine Positionsnummer eingeben wollen, die dem Programm unbekannt ist, also in der von IOM zur Verfügung gestellten Tarifdatenbank nicht enthalten ist, dann wird der Betrag nicht automatisch ausgefüllt. In diesem Fall kann der Nettobetrag selbst eingegeben werden. Drücken Sie hierfür die TAB-Taste um den Cursor in die Spalte "Netto" zu bringen. Geben Sie hier den Tarif in Netto ein.
Mit der Enter Taste das Feld bestätigen. Der Curser springt zurück und die Eingaben erscheinen in roter Farbe. Dies bedeutet, dass dem Programm dieser Tarif nicht bekannt ist. Dennoch kann diese Position abgerechnet werden, wenn der Tarif der Krankenkasse bekannt ist. Diese Funktion ist wichtig, da neue Tarife möglicherweise abgerechnet werden müssen und von IOM die Tarifdatenbank noch nicht aktualisiert wurde. Weiters wird es immer wieder Tarife geben, die in der Tarifdatenbank nicht vorhanden sind. Mit "speichern und zurück" können Sie Ihre Krankenkasseneingabe abschließen. Mit dem Button "Schließen" können Sie ihre eingabe mit oder ohne Speichern beenden.

Weitere Informationen: Beim Verlassen des Krankenkassenfensters macht Sie das Programm aufmerksam, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Dies geschieht nicht immer, da die Kontrolle erst dann wirksam wird, wenn Sie den Verordnungsschein zur Abrechnung bereit gestellt haben. (Status auf ZAB).
Krankenkassen-Informationen im Hauptfenster:
Im Hauptfenster finden Sie die wichtigen Informationen des Verordnungsscheines(VO).

Im linken Feld sehen Sie den Status (Hier ABG = Abgerechnet). Im Feld rechts daneben sehen Sie die Krankenkasse, darunter die Rechnungsnummer und links daneben in grüner
 Schrift "Daten vollständig" die Information, die prüft ob alle erforderlichen Eingaben vorhanden sind. Sollte etwas unvollständig sein, würde hier "Daten unvollständig" in 
roter Schrift stehen.

Erklärungen: Verordnungsschein

• Status: Der Status des VO gibt an, ob der Schein abgerechnet werden kann, bei der KK zur Bewilligung eingereicht wurde, oder ob der Schein zur Abrechnung bereit ist. Daraus ergeben sich die möglichen Statusbezeichnungen:
• BEW: bereits bewilligt, noch nicht zur Abrechnung bereit (Möglicherweise noch nicht unterschrieben)
• EGR: Eingereicht, der VO wurde zur Bewilligung der KK vorgelegt.
• VDK oder KVK: Der VO kommt vom Kunden. Aus verschiedenen Gründen kann es vorkommen, dass der VO beim Kunden ist und von diesem erst gebracht werden muss.
• ZAB: Das ist der Status wo der VO zur Abrechnung bereit ist. Nur VO-Scheine mit diesem Status werden vom Programm abgerechnet.
• ABG: Abgerechnet. Alle abgerechneten Scheine werden mit dem Status ABG versehen. Gleichzeitig wird im Feld ‚Abrechnungsnummer’ die Rechnungs-nummer der Abrechnung erscheinen, mit der der Schein abgerechnet wurde.
• Abrechnungsmonat: Wenn ein Kunde im Oktober den Heilbehelf bezieht wird dieser in der Regel auch im Abrechnungsmonat Oktober abgerechnet, obwohl die Abrechnung an und für sich erst im November (in den ersten Tagen des Monats) durchgeführt wird. Natürlich gibt es auch Überschneidungen, dass Behelfe die im Oktober (möglicherweise Ende des Monats) geordert wurden, aber zum Zeitpunkt der Abrechnung (Anfang November) noch nicht bezogen wurden, erst im Dezember mit der Novemberabrechnung abgerechnet werden.
• WICHTIG! Nur VO-Scheine die den richtigen Abrechnungsmonat eingetragen haben werden bei der Abrechnung berücksichtigt.
• Verordnungsdatum: Datum an dem der Heilbehelf verordnet wurde.
• Abgabedatum: Jenes Datum an dem der Kunde den Heilbehelf übernommen hat. Das Abgabedatum sollte auf jeden Fall mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmen.
• Kurzbezeichnung: Jede Krankenkasse ist über eine Kurzbezeichnung leicht zu identifizieren.
• Versicherungsgruppe: Die KK führen verschiedene Versicherungsgruppen für Ihre Versicherten. Eine weitgehende Vereinheitlichung brachte die elektronische Abrechnung.
• Abrechnungsnummer: Ist die Rechnungsnummer, mit der der VO bei der Krankenkasse abgerechnet wurde. Dies ist speziell zu Kontrollzwecken erforderlich. Nur die Rechnungsnummer gibt Sicherheit, dass der Schein auch abgerechnet wurde.
• Bem.: Bemerkungsfeld. Hier kann eine Angabe zur Abrechnungsart eingegeben werden. Es ist oft wichtig zu wissen, ob eine Ein- oder Mehrstärkenbrille abgerechnet wurde.

Die Abrechnung erfolgt im Krankenkassenmodul.

Krankenkassenabrechnung

Filterleiste

Die Filterleiste hat eine der bedeutendsten Funktionen. Hier kann zu Übersicht eine Vorauswahl getroffen werden. Diese Funktion erweist sich als sehr sinnvoll, wenn sich im Lauf der Zeit eine große Anzahl an Datensätzen angesammelt hat. Viele Kunden von uns haben bereits mehrere tausend Verordnungsscheine eingetragen. Die Grundeinstellung kann mit dem Button „Filter aus“ wieder eingestellt werden. In der Grundeinstellung sind alle Auswahlfelder auf „Alle“ gestellt, außer dem Feld IOM Status. Dieser ist auf „Alle ohne abgerechnet“ eingestellt. Dies bedeutet dass alle Datensätze angezeigt werden, außer denen, die bereits abgerechnet wurden.

Wenn Sie nur eine bestimmte Auswahl an Datensätzen sehen wollen, haben Sie folgende Möglichkeiten: Filiale, Formular, Jahr, Monat, Kasse, Gruppe und IOM Status
Das Monat bezieht sich hierbei immer auf das Abrechnungsmonat.

Beim Formular gibt es folgende Unterscheidung:

• Formular 1 für Brillen
• Formular 2 für Kontaktlinsen
• Formular 3 für Hörgeräte

Unterscheidungen des IOM Status:

• Alle – hier werden alle abgerechneten Datensätze angezeigt
• Alle ohne ABG – hier werden alle Datensätze angezeigt, die noch nicht abgerechnet wurden
• Bewilligt „BEW“ – hier werden alle Datensätze mit dem Status „BEW“ angezeigt
• Zur Abrechnung bereit „ZAB“ - hier werden alle Datensätze angezeigt, die fertig sind zum Abrechnen
• Eingereicht „EGR“ - hier werden alle Datensätze angezeigt, die zur Bewilligung eingereicht wurden
• Abgerechnet „ABG“ - hier werden alle Datensätze angezeigt, die bereits abgerechnet worden sind.

Nicht jeder VO-Schein der erfasst wird, muss automatisch bei der nächsten Abrechnung mit abgerechnet werden können. So gibt es Scheine die noch nicht unterschrieben sind, oder wo der Heilbehelf noch nicht abgegeben wurde. Diese werden in der Regel mit dem Status ‚BEW’ eingegeben.

Die Abrechnung

Oft werden nicht alle erwarteten Datensätze abgerechnet. Dies liegt meistens an den Eingaben. Achten Sie darauf, dass Felder, die Ihnen eventuell unwichtig erscheinen, richtig ausgefüllt sind. Im Besonderen sind dies die Felder „Formular“ und „Filiale“. Wenn in diesen Feldern 0 (null) steht, so werden diese nicht abgerechnet, dies kann sogar zu einem Fehler führen.

Weiters ist zu beachten, dass bei allen abzurechnenden Kunden der richtige Zeitraum eingetragen ist.

Beispiel: Wenn ein VO-Schein im Juli eingegeben wird, wird automatisch im Zeitraum automatisch „Juli“ eingetragen. Wenn dieser VO-Schein jedoch erst im Oktober mit dem Status „ZAB“ versehen und im November abgerechnet wird, muss auch der Zeitraum auf „Oktober“ geändert werden. Dadurch können Sie auch später jederzeit nachvollziehen, wann dieser VO-Schein abgerechnet wurde.

Wichtig: Viele Kassen erlauben es nicht, dass VO-Scheine vom Folgemonat des Abrechnungsmonats mit abgerechnet werden, werden diese vom Programm nicht automatisch mit abgerechnet. Sie haben hier jedoch die Möglichkeit, diese vor dem Abrechnen manuell zu ändern.

Beispiel: Sie rechnen am 15. August den Abrechnungszeitraum Juli ab, möchten jedoch die VO-Scheine, die im August schon auf „ZAB“ gesetzt wurden, mit abrechnen. Sie müssen hierzu bei den entsprechenden VO-Scheinen den Zeitraum auf Juli ändern.

Wichtig: Der Abrechnungszeitraum darf niemals vor dem Abgabedatum sein. Wenn das Abgabedatum also der 15. Juli ist, darf der Abrechnungszeitraum nur Juli, oder eines der Folgemonate sein.

Kontrollieren Sie vor dem Abrechnen immer, ob alle Kundendaten (Verordnungsdatum, Übernahmedatum, Abgabedatum, Abrechnungszeitraum, Jahr sowie VP-Nr des Arztes) korrekt und vollständig ausgefüllt wurden. Wenn dies der Fall ist, können Sie nun die Verordnungsscheine abrechnen.

Abrechnungs-Fenster

Auswahlfelder Erklärung:

• Zeitraum: Wählen Sie hier das Abrechnungsmonat. Wenn sie z.B. im Februar die Abrechnung für Jänner machen so wählen Sie hier 01_Jänner.
• Jahr: Auch das Jahr wird als Auswahlkriterium herangezogen. Zu beachten ist dabei, dass beim Abrechnungszeitraum Dezember, das vorherige Jahr manuell auszuwählen, da hier immer das aktuelle Jahr automatisch eingetragen wird.
• Kasse: Wählen Sie hier die Krankenkasse aus, die sie abrechnen wollen. (Falls Sie alle Kassen ausgewählt haben, werden alle Kassen eine nach der anderen abgerechnet.)
• Formular: Es empfiehlt sich die Voreinstellung „Alle“ zu belassen, da Sie sich hierbei einige Arbeitsschritte sparen.
• Filiale: Falls verschieden Filialen getrennt abgerechnet werden sollen, dann kann hier eine bestimmte Filiale gewählt werden um die Kassenabrechnung nur für die gewählte Filiale zu drucken.
• Ausstellungsdatum: Vergessen Sie nie das gewünschte Ausstellungsdatum einzugeben. Das Programm gibt Ihnen das aktuelle Tagesdatum vor. Oftmals soll aber das Ausstelldatum der letzte Tag des Vormonates sein. Kontrollieren Sie daher vor jeder Abrechnung dieses Datum.
  

Rechnungsnummern Vergabe: Die Rechnungsnummer wird fortlaufend unter einem gewissen Schema berechnet und vorgegeben. Die ersten 4 Zahlen bezeichnen das Jahr der Abrechnung also 2012, die weiteren 2 Zahlen das Monat z.B.: 08 (Achtung das Monat gilt für das Monat in dem Abgerechnet wird, also 08 für August in dem das Abrechnungsmonat allerdings Jänner ist) und danach folgt eine fortlaufende Nummer ebenfalls 4stellig, wie 0001, 0002, 0003

Anzahl der Kopien: Eigentlich ist diese Bezeichnung nicht ganz korrekt. Es sollte Anzahl der Ausdrucke heißen. Der Wert 1 bedeutet, dass der Ausdruck einmal gedruckt wird. 2 zweimal und so weiter. Wenn Sie ein Original und 2 Kopien haben wollen geben Sie den wert 3 ein.

Wenn Sie auf OK Klicken, wird die Abrechnung gestartet und die einzelne Abrechnungen werden ausgedruckt.

INFO: Wenn Sie die Blätter ausdrucken, wird automatisch die ELDA-Abrechnungsdatei erstellt und im Sende-Ordner der ELDA-Software abgelegt. Die Ausdrucke verschicken Sie gemeinsam mit den notwendigen VO-Scheine und sämtliche Unterlagen an die jeweilige Krankenkasse.

OK (Button): Mit dem Okay-Button starten sie den Abrechnungsausdruck. Wenn Daten für die gewählte Vorselektion gefunden werden, erscheint das Druckvorauswahlfenster.

Drucken (Button): Startet den Ausdruck (Alle Deckblätter der einzelnen Kassen, gefolgt von den einzelnen Positionen)

Abbrechen (Button): Hier kommen Sie wieder zurück zum Abrechnungs-Fenster.

Anzeigen (Button): Wenn Sie vor dem Ausdruck das Ergebnis ansehen wollen, dann wählen sie diesen Button.

In dem Fall hat die weitere Vorgehensweise nun über das Steuerelement „Seitenansicht“ zu erfolgen. Sie können die Ansichtsgröße in % (hier 100%) ändern und durch die verschiedenen Seiten blättern.

ELDA Datei verschicken

ELDA installieren

Für das elektronische verschicken der ELDA-Abrechnungsdateien benötigen Sie die ELDA Software. Die aktuelle Version finden Sie im Internet unter www.elda.at. Nach der Installation übernimmt IOM die notwendigen Einstellungen.

Nachdem die ELDA Software installiert, aktiviert und eingerichtet worden ist, kann Sie entweder direkt vom Desktop oder aus dem IOM-Launcher gestartet werden.

Datein mit ELDA verschicken

Nach dem starten der Software klicken Sie auf den Button „Sendedatei(en) hinzufügen“

Nun öffnet sich ein neues Fenster. Hier wählen Sie die gewünschten Dateien zum Versenden aus und klicken Sie anschließend auf „Öffnen“:

Die zu sendenden Dateien sind jetzt in die ELDA Maske übernommen worden.

Klicken Sie auf „Senden und Empfangen“ damit die Dateien an die Krankenkasse geschickt werden.

Es folgt ein Verbindungsaufbau zu ELDA und die Dateien werden übertragen. Sie erhalten anschließend eine Meldebestätigung, die das Versenden bestätigt. Eine inhaltliche Überprüfung erfolgt erst seitens der Krankenkasse.