Mitarbeiterverwaltung

Neuen Mitarbeiter anlegen

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in auf „Neu“.

Kurzbeschreibung:

In dem Feld „Kurzbeschreibung“ geben Sie die Initialen des Mitarbeiters ein. Diese Initialen erscheinen auf sämtliche Ausdrücke und Reports.

Anrede:

Anrede und Titel können Sie entweder aus dem Dropdown Menü wählen, oder frei im Feld eingeben. Nachdem Sie eine neue (noch nicht im Dropdown Menü vorhandene) Anrede eingeben, wird diese ab sofort im Dropdown Menü mit aufgenommen. Geben Sie den Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Sie können Datumsfelder sowohl im TT/MM/JJ als auch in TT/MM/JJJJ eingeben.

Adresse:

Geben Sie die vollständige Adresse des Mitarbeiters ein. Achtung: über die Postleitzahl wird automatisch der Ort angegeben. Sollte die Ortsangabe nicht stimmen, so können Sie diese überschreiben. Die automatische Ortsangabe funktioniert nur dann wenn das „Ort“-Feld leer ist.

Weitere Angaben:

Hier füllen Sie aus wann der Mitarbeiter bei Ihnen angefangen hat, sowie Position (Dropdown Menü: siehe Punkt 2), Telefonnummer, sowie die E-Mail Adresse des Mitarbeiters an. Das „Honorar“ Feld ermöglicht Sie einen Standard-Honorarwert einzutragen, die Sie bei der Honorarabrechnung im Hörgerätemodul verwenden können.

Filialenzuteilung/Notizen:

Wenn ein Mitarbeiter nicht in allen Filialen erscheinen soll, können Sie hier mit Semikolon getrennt eingeben in welche Filialen dieser Mitarbeiter auswählbar ist. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet in Filiale 1, 5 und 6 Geben Sie ein: 1;5;6; Bei Notizen können Sie etwaige Notizen für den Mitarbeiter hinterlegen.
Um einen Mitarbeiter zu löschen und nicht aus den Statistiken zu verlieren, wird empfohlen den Mitarbeiter auf die Filiale 99 zu setzen.

Kalenderverwaltung:

Wenn das Häkchen „in Kalender aufnehmen“ aktiviert ist, erscheint der Mitarbeiter in den ausgewählten Filialen in dem Terminkalender auf. Sie können bei der Farbzuteilung eine entsprechende Farbe auswählen.

Stundenverwaltung

Wechseln Sie zu einem Mitarbeiter und füllen Sie die Felder nach den Bezeichnungen aus. Wichtig ist, das Sie unter ‚Beginn der Stundenabrechnung’ ein Datum mit dem Sie die Stundenberechnung des jeweiligen Mitarbeiters beginnen wollen eingeben. Im Feld ‚Anzahl der Wochenstunden’ geben Sie die Wochenstunden ein. Wieviel der Mitarbeiter an PLUS oder MINUS Stunden bei Beginn der Stundenabrechnung hat wird ebenfalls hier eingegeben.

Urlaubsverwaltung

Ebenso können Sie mit der Urlaubsberechnung verfahren. Geben Sie hier den Beginn der Urlaubsberechnung und die Urlaubsstunden ein. Falls Ihr Mitarbeiter mit Beginn der Urlaubsabrechnung noch alten Urlaub stehen hat, oder schon Urlaub verbraucht hat, dann addieren Sie die Stunden, oder ziehen diese ab.

Am Jahresbeginn, oder mit dem Datum an dem Ihr Mitarbeiter wieder Urlaubsanspruch bekommt, rechnen Sie diese Stunden einfach zu der Zahl dazu. Dokumentieren Sie diese Vorgänge im Notizfeld, um im Nachhinein keinen Diskussionen ausgesetzt zu sein.

Passwortverwaltung

In der Passwortverwaltung können Sie pro Mitarbeiter genau angeben auf welche Funktionen er/sie zugreifen darf.

Legen Sie zuerst für jeden Mitarbeiter ein Passwort an! Wenn Sie den Bereich „Passwort ändern“ schützen, ohne vorher Passwörter angelegt zu haben, haben Sie KEINEN Zugriff mehr auf diesen Bereich!

Es gibt bei den Einstellungen einen Unterschied zwischen:

Abfrage: Mit „Abfrage“ bestimmen Sie welche Bereiche von IOM Office überhaupt Passwort geschützt werden. Wenn bei einem Punkt „Abfrage“ abgehakt ist, wird von jedem Mitarbeiter ein Login und eine Passwort-Eingabe verlangt, wenn sie auf diesen Bereich zugreifen wollen.

Zugriff: Mit „Zugriff“ bestimmen Sie ob einzelne Mitarbeiter Zugriff auf passwortgeschützte Bereiche haben.

Öffnungszeiten

Im Fenster Öffnungszeiten können Sie die Öffnungszeiten Ihrer Filialen eintragen.

Zeiterfassung

In der Zeiterfassung können Sie die Arbeitszeiten Ihrer mitarbeiter erfassen (auch Stempeluhr genannt).
Dabei muss zuerst der entsprechende Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung ausgewählt werden. Danach kann er seinen Arbeitsantritt mit dem Button "Arbeitsantritt" registrieren und sich mit "Arbeitsende" abmelden. Die entsprechenden Zeiten werden in der Tabelle in den Spalten "Gekommen" und "Gegangen" hinterlegt.
Weiters werden auch die Pausen registriert, mit den Buttons "in Pause gehen" und "von Pause kommen". Hierbei wird der Pausenantritt und Ende umgekehrt in der Tabelle vermerkt. Der Pausenantritt wird in der Spalte "Gegangen" vermerkt und das Pausenende in der Spalte "Gekommen".

Stundenverwaltung - Urlaub

Hierbei werden die Arbeitszeiten vermerkt. Dabei wird in der linken Tabelle unterschienden zwischen dem "Soll" und "Ist" Zustand um gröbere Abweichungen zu erkennen.
Auf der linken Seite finden Sie Urlaubsverwaltung. Dabei werden in der Tabelle die Zeitperiode, Stunden und Summe angezeigt.