Verwaltungsmodule

Bestellübersicht

Das Bestellmodul unterscheidet in den unterschiedlichen Bereichen:

• Fassungsbestellung
• Sonnenbrillenbestellung
• Handelswarenbestellung
• Kontaktlinsenbestellung
• Handelswarenbestellung
• Pflegemittelbestellung
• Hörgerätebestellung
• Otoplastikbestellung

Zu den einzelnen Bereichen gibt es jeweils folgende Reiter:
DFÜ: Die DFÜ-Bestellart, ist der elektronische Weg um Bestellungen direkt aus FAVEO an den Glaslieferanten zu versenden. Diese Bestellart wird allerdings nicht von jedem Glaslieferanten unterstützt.

FAX: Hierbei kann die Bestellung in Papierform ausgedruckt und daraufhin per Fax, Post oder E-Mail Weg versendet werden.

Bestellt: Unter dem Reiter "Bestellt", werden automatisch jene Gläser abgelegt, die bereits auf irgendeine Weise bestellt wurden.

Geliefert: Als "Geliefert" können eingetroffene Gläser makiert werden.

Des Weiteren werden die Gläser selbst nach Hersteller sortiert.

Mitarbeiterverwaltung

Neuen Mitarbeiter anlegen

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in auf „Neu“.
Kurzbeschreibung: In dem Feld „Kurzbeschreibung“ geben Sie die Initialen des Mitarbeiters ein. Diese Initialen erscheinen auf sämtliche Ausdrücke und Reports.
Anrede: Geben Sie den Geburtsdatum des Mitarbeiters ein. Sie können Datumsfelder sowohl im TT/MM/JJ als auch in TT/MM/JJJJ eingeben. Anrede und Titel können Sie entweder aus dem Dropdown Menü wählen, oder frei im Feld eingeben. Nachdem Sie eine neue (noch nicht im Dropdown Menü vorhandene) Anrede eingeben, wird diese ab sofort im Dropdown Menü mit aufgenommen.
Adresse: Geben Sie die vollständige Adresse des Mitarbeiters ein. Achtung: über den Postleitzahl wird automatisch den Ort angegeben. Sollte die Ortsangabe nicht stimmen, so können Sie diese überschrieben. Die automatische Ortsangabe funktioniert nur dann wenn das „Ort“-Feld leer ist.
Weitere Angaben: Hier füllen Sie aus wann der Mitarbeiter bei Ihnen angefangen hat, sowie Position (Dropdown Menü: siehe Punkt 2), Telefonnummer, sowie die E-Mail Adresse des Mitarbeiters an. Das „Honorar“ Feld ermöglicht Sie einen Standard-Honorarwert einzutragen, die Sie bei der Honorarabrechnung im Hörgerätemodul verwenden können.
Filialenzuteilung/Notizen: Wenn ein Mitarbeiter nicht in alle Filialen auf erscheinen soll, können Sie hier Semikolon getrennt eingeben in welche Filialen dieser Mitarbeiter auswählbar ist. Beispiel: Mitarbeiter arbeitet in Filiale 1, 5 und 6 Geben Sie ein: 1;5;6; Bei Notizen können Sie etwaige Notizen für den Mitarbeiter hinterlegen.

Kalenderverwaltung: Wenn das Häkchen „in Kalender aufnehmen“ aktiviert ist, erscheint der Mitarbeiter in den ausgewählten Filialen in dem Terminkalender auf. Sie können bei der Farbzuteilung eine entsprechende Farbe auswählen.

Stundenverwaltung

Wechseln Sie zu einem Mitarbeiter und füllen Sie die Felder nach den Bezeichnungen aus. Wichtig ist, das Sie unter ‚Beginn der Stundenabrechnung’ ein Datum mit dem Sie die Stundenberechnung des jeweiligen Mitarbeiters beginnen wollen eingeben. Im Feld ‚Anzahl der Wochenstunden’ geben Sie die Wochenstunden ein. Wieviel der Mitarbeiter an PLUS oder MINUS Stunden bei Beginn der Stundenabrechnung hat wird ebenfalls hier eingegeben.

Urlaubsverwaltung:

Ebenso können Sie mit der Urlaubsberechnung verfahren. Geben Sie hier den Beginn der Urlaubsberechnung und die Urlaubsstunden ein. Falls Ihr Mitarbeiter mit Beginn der Urlaubsabrechnung noch alten Urlaub stehen hat, oder schon Urlaub verbraucht hat, dann addieren Sie die Stunden, oder ziehen diese ab.

Am Jahresbeginn, oder mit dem Datum an dem Ihr Mitarbeiter wieder Urlaubsanspruch bekommt, rechnen Sie diese Stunden einfach zu der Zahl dazu. Dokumentieren Sie diese Vorgänge im Notizfeld, um im Nachhinein keinen Diskussionen ausgesetzt zu sein.

Passwortverwaltung

In der Passwortverwaltung können Sie pro Mitarbeiter genau angeben auf welche Funktionen er/sie zugreifen darf.

! Legen Sie zuerst für jede Mitarbeiter einen Passwort an! Wenn Sie dem Bereich „Passwort ändern“ schützen, ohne vorher Passwörter angelegt zu haben, haben Sie KEINEN Zugriff mehr auf diesen Bereich!

Es gibt bei den Einstellungen einen Unterschied zwischen:

Abfrage: Mit „Abfrage“ bestimmen Sie welche Bereiche von IOM Office überhaupt Passwort geschützt werden. Wenn bei einem Punkt „Abfrage“ abgehakt ist, wird von jeder Mitarbeiter einen Login und Passwort-Eingabe verlangt, wenn sie auf diesen Bereich zugreifen wollen.

Zugriff: Mit „Zugriff“ bestimmen Sie ob einzelne Mitarbeiter Zugriff haben auf Passwortgeschützten Bereichen.

Auf der nächsten Seite sind einige Beispiele aufgeführt, die Abfrage und Zugriff erklären.

Ärzteverwaltung

Sie können selber Ihre Daten eingeben, bzw. übernehmen aus der Arztliste (Nur Österreich). Diese Liste wurde von den Österreichischen Krankenkassen einmalig zur Verfügung gestellt, und kann somit von IOM Software GmbH nicht geändert oder aktualisiert werden!

Felderklärung

Vpnr / Arzt: In dem Feld „Vpnr / Arzt“ geben Sie die Vertragspartnernummer oder Arztnummer eingeben. Diese Nummer erscheint sämtliche Ausdrücke und Reports, und ist zwingend benötigt für Ihre Krankenkassenabrechnung.

Anrede: Anrede und Titel können Sie entweder aus dem Dropdown Menü wählen, oder frei im Feld eingeben. Nachdem Sie eine neue (noch nicht im Dropdown Menü vorhandene) Anrede eingeben, wird diese ab sofort im Dropdown Menü mit aufgenommen.

Adresse: Geben Sie die vollständige Adresse des Arztes ein. Achtung: über den Postleitzahl wird automatisch den Ort angegeben. Sollte die Ortsangabe nicht stimmen, so können Sie diese überschrieben. Die automatische Ortsangabe funktioniert nur dann wenn das „Ort“-Feld leer ist. Diese Funktionalität ist nur für Österreich vorprogrammiert, Sie können aber über extras->Verwaltung->Vorgaben Verwaltung->Postleitzahlen-Ortschaften Vorgabe selber diese Liste für Ihrem Land anlegen.

Weitere Angaben: Hier füllen Sie aus wie Hoch der Standard Honorar des Arztes ist, sowie die Fachrichtung (Dropdown Menü: siehe Punkt 2), Telefonnummer, sowie die E-Mail Adresse des Arztes an. Das „Honorar“ Feld ermöglicht Sie einen Standard-Honorarwert einzutragen, die Sie bei der Honorarabrechnung im Hörgerätemodul verwenden können.

Ordinationszeiten und Notizen: Sie können die Standard-Ordinationszeiten des Arztes eingeben. Diese Zeiten erscheinen dann wiederum auf Verweisungsbriefe (Hörgerätemodul). Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit eigene Notizen zu diesem Arzt hinzuzufügen.

Sortieren: Nachdem Sie einige Ärzte angelegt haben können Sie selber bestimmen in welche Reihenfolge diese Ärzte in der Auswahlliste im Auftrag erscheinen.

Filialenzugehörigkeit: Hier können Sie Semikolon-getrennt eingeben für welche Filiale dieser Arzt aktiv sein muss. Leer = Alle Filialen

Lieferantenverwaltung

Hier können Sie Ihre Lieferanten anlegen und bearbeiten.

• Zum Anlegen eines neuen Lieferanten klicken Sie einfach auf „Neu“.
• Kurzname: Dieser Name erscheint in der Drop-Down Liste in Ihrem Lager.
• Kundennummer: falls Sie eine Kundennummer bei Ihrem Lieferanten haben, tragen Sie diese hier ein.
• Firmentitel: Die offizielle Firmennamen
• Adresse: Dafür stehen Strasse, PLZ und Ort zur Verfügung.
• Telefon und Email Adresse: wenn Sie eine Bestellung bei dieser Firma machen (z.B. aufnehmen in die Glasbestellung), dann sind diese Daten auf Ihrer Bestellung angegeben.
• Firmenlogo: Pfad wo sich das Logo der Lieferant befindet (1)
• Kontaktpersonen beim Lieferanten
• Lieferant von folgenden Artikeln: Hier geben Sie an, in welchem Lager dieser Lieferant aktiv ist, und welche Bonuskondition Sie bei diesem Lieferanten bekommen
• Drucken: Wenn Sie eine Lieferantenliste erstellen möchten (Siehe Druckmenü: alle Lieferanten oder ausgewählte Lieferanten) bestimmen Sie hiermit ob dieser Lieferant in Ihre Liste mit-aufgenommen wird.