Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung bietet einerseits die Verwalung aller Clienten und andererseits die Verwaltung der Aufträge pro Client. Durch klicken auf den Button "Kunde" in der Hauptmaske, gelangen Sie in die Kundenverwaltung. Wenn Sie schon einen Kunden eingetragen haben, startet das Modul mit dem letzten bearbeiteten Kunden. Falls Sie das Modul zum ersten mal aufrufen, finden Sie eine leere Eingabemaske.

Das Modul selbst ist im Groben in drei Bereiche geteilt:

• 1.1 Stammdaten
• 1.2 Auftragsverwaltung
• 1.3 Krankenkassendaten/Preisangaben

Stammdaten

Beinhaltet die wichtigsten Daten des Kunden wie Name, Vornahme, Titel, Geburtsdatum, Adresse, sowie vorhandene Kommunikationsmöglichkeiten Telefon, Fax oder E-Mail.

Neuen Kunden anlegen

Klicken Sie auf "neuer Kunde" Datei:Neu kunde.PNG

TIPP: Legen Sie einen neuen Kunden nur dann, wenn Sie sicher sind dass dieser nicht bereits in der Datenbank vorhanden ist! (verwenden Sie dazu die Suchfunktion). Das Eingabefenster für einen neuen Kunden bietet auch eine Übersicht, ob ein Kunde, oder namensgleicher Kunde bereits vorhanden ist.

Kundendaten selbst können entweder händisch in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen, oder von einem externen Medium, wie zum Beispiel der Versicherungskarte, ausgelesen und importiert werden.

Memofeld

Durch klicken auf "Memo", können Anmerkungen in Form von beliebigen Zeichen gespeichert werden.

Categorie/Farben anpassen

Durch Klicken auf "categorie" können die Farben des Bereiches mit den Kundeninformationen, der Bereich der Brille1 und der Bereich der Brille 2, farblich angepasst werden.

Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung gibt in Karteikartenanordnung Übersicht über alle Aufträge des entsprechenden Kunden. Dabei sind drei Arten von Aufträgen zu unterscheiden:

• Brillenauftrag
• Linsenauftrag
• Hörgeräteauftrag

Neuen Auftrag anlegen

Den Butten zum Erstellen eines neuen Auftrages findet sich wiederrum in der obersten Leiste.
Nachdem Sie nun einen neuen Kunden angelegt haben, können Sie nun einen Auftrag zu diesem Kunden anlegen. Dabei öffnet sich nach dem Klicken auf "neuer Auftrag" das Fenster zum Anlegen eines neuen Auftrages. In diesem Fenster können Sie zuerst die Auftragsart auswählen: Verkauf, Angebot, Reklamation, Reperatur, SZK-Kasko und danach die Kategorie: Brillen,- Linsen- oder Hörgeräteauftrag

Zudem besteht die möglichkeit 2 Brillen mit einem Auftrag zu bearbeiten.

Brillenauftrag

• Brille1:
  • Art: Mit dem Feld "Art" kann die grundlegende Art der Brille ausgewählt werden, wie Nähe oder Ferne, Mehrstärken (Gleit, bzw. Bifo).
  • Termin: In dem Datumsfeld Termin kann das vereinbarte Fertigstellungsdatum eingegeben werden.
  • Dioptrien: Hierbei werden die Dioptrienwerte für das jeweilige Auge eingegeben.

Im Folgenden werden dann Fassung und Gläser ausgewählt, die direkt aus der Lagerverwaltung eingetragen werden können. Rechts daneben werden die entsprechenden Preise und die Gesamtsumme angezeigt.

• Brille2: siehe Brille 1

Finale

Es gibt Eingaben, die bei Anlegen des Auftrages noch nich tbekannt sind. Diese sind im färbig hinterlegten Balken im unteren Mittleren bereich der Kundenverwaltung zu finden. Das Bezahldatum kann über die Tastatur eingegeben werden. Das Feld danach (Mahnstufe) wird durch Kennziffern ausgefüllt (0,1,2,3,4,10,20,30). Die Mahnstufe ist eine Kennung, ob die Zahlung bereits erfolgte. Dabei steht 0 (Null) für bezahlt. Im nächsten Feld wird die Bezahlungsart ausgewählt. Das Feld "Abgabe" ist über die Combobox auswählbar und enthält den Mitarbeiter, der die Ware an den Kunden abgegeben hat. Um auch optisch den Status des Auftrages auf den ersten Blick zu erkennen wechselt die Farbe. Dabei ist die leicht rote Farbe für Aufträge die noch nicht abgeholt und noch nicht bezahlt sind. Die leicht grüne Farbe ist für Aufträge die schon bezahlt sind. Dabei wird nicht unterschieden, ob die Brille schon abgegeben wurde. Die gelbliche Farbe ist für Aufträge, die noch nicht bezahlt wurden, aber die Brille(n) schon an den Kunden abgegeben wurden. Diese sind dann auch in der „Offene Postenverwaltung“, bzw. im „Mahnwesen“.

Krankenkassendaten/Preisdaten

!//Hierbei können die Krankenkassendaten eingegeben werden. !//Bei Preiseingaben können bezogene Leistungen summiert und Krankenkassenrückerstattungen eingetragen werden.

Die Preisdaten sind neben der Information im Auftrag auch wichtige Grundlagen für die Rechnungslegung und für die PC-Kasse. Für Brille rechts und Brille links werden jeweils die Einzelbeträge berechnet. Die zusätzlichen Beträge sind in vier Gruppen (Zeiggruppen) eingeteilt.

• Dienstleistung
• Arbeit
• Handel
• Sonstiges

Diese Einteilung findet sich auch bei den Linsen und bei den Hörgeräten wieder.

Eingabe der Kontogruppen Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten weitere Verkäufe und Zahlungen einzugeben.

• über die Preiseingabe
• über die Warengruppen
• über den ‚KT-Dienstl.’ – Button

Über die Preiseingabe Die einfachste Variante ist, dass in den entsprechenden Preisfeldern die Preise eingegeben werden Die vorgestellten Buchstaben sind Kurzbezeichnungen „RE“ für die Warengruppen „Refraktion“.

Dieses System beinhaltet viele Möglichkeiten. So können Warengruppen definiert werden und den sogenannten Zeiggruppen zugeordnet werden. Diese wiederum werden in Warenarten unterteilt. Weiters können einzelne Warengruppen mit Preisen versehen werden. z.B.: Einstärkenrefraktion € 22,--. Alle Refraktionen werden in der Zeiggruppe „Dienstleistung“ zusammengefasst. Diese wiederum sind der Warenart „Optik“ untergeordnet.

CL-Anpassungen werden z.B. in den Zeiggruppen „Dienstleistung-CL“ zusammengefasst und unterliegen der Warenart „Kontaktlinse“. So können alle Zuweisungen für buchhalterische Zwecke, aber auch Auswertungen sehr strukturiert durchgeführt werden.

Über die Warengruppen Die einzelnen Zeiggruppen beinhalten die jeweils untergeordneten Warengruppen. Es gibt für jede Zeiggruppe (Zeiggruppen sind GEWERBE, DIENSTLEISTUNG, ARBEIT HANDEL, SONSTIG, KRANKENKASSE, NACHLAS, ZAHLUNGEN) eine zugeordnete Warengruppe.

Für Dienstleistung in der Brillenoptik ist dies Refraktion, für Dienstleistung in der Kontaktlinsenoptik ist dies Anpassung. Neben der grundlegenden Warengruppe gibt es weitere Warengruppen. Für Handel Optik sind dies z.B.: Sonnenbrille, Vorhänger, Etui, Lupen, usw.

Diese Eingabe ermöglicht, im Vergleich zur Möglichkeit 1, die Warengruppe genau zu definieren. Dies wird ebenfalls in eine auszustellende Rechnung, und in die PC-Kasse übernommen. Warengruppen, die mit einem fixen Preis vordefiniert werden, z.B. Einstärkenrefraktion, tragen auch gleich den Preis im entsprechenden Feld ein.

Eine wichtige Einschränkung beinhaltet dieses System. Es kann pro Zeiggruppe nur eine Warengruppe zugeteilt werden. Es wird kein spezieller Artikel aus dem Lager gewählt und abgebucht. Dazu gibt es die dritte Möglichkeit.

Über den „Liste“ Button Klicken Sie auf den Button „Liste“ um in die Konto Übersicht zu gelangen. Dieser Bereich ist für die Eingabe von Dienstleistung, Arbeit, Handel und Sonstiges aber auch für Kassenleistung, Selbstbehalt, Nachlass und Zahlungen zuständig.